evaexam Scananleitung

Scannen von evaexam Prüfungsbögen

Sollten offene Antworten mit der Option "Auf dem Prüfungsbogen bewerten" in der Prüfung enthalten sein, müssen diese zunächst bewertet werden, damit das System im Anschluss (falls gewünscht) die Benotung vornehmen kann.

Falls die Papiere geheftet wurden, müssen die Heftklammer durch Abschneiden der Ecke entfernt werden. Bitte achten Sie auch darauf, dass evaexam nur vollständige Prüfungen erkennt. Sollte es eine Seite ohne Fragen geben, gehört diese auch zum Bogensatz und muss miteingescannt werden. 

Sie haben zwei Möglichkeiten, Prüfungsbögen einzuscannen:

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Scannen an einer Scanstation
 Scannen an einem Multifunktionsdrucker
Beim Scannen an der Scanstation werden die Scans direkt in den entsprechenden evaexam Account geladen und stehen dort zur Verifikation bereit. Beim Scannen an einem Multifunktionsdruckern wird die eingescannte TIFF-Datei an die eigene Mailadresse gesendet und nachfolgend lokal auf dem eigenen Computer abgespeichert. Anschliessend wird die Datei in evaexam hochgeladen. Die Prüfungsbögen können nun verifiziert werden.
Nachteil bei Nutzung einer Scanstation:
  • häufiger Probleme mit Papierstau und Doppelteinzug
 Vorteil bei Nutzung eines Multifunktionsgerätes:
  • weniger Probleme mit Papierstau und Doppelteinzug

Zentrale Scanstation zur selbstständigen Nutzung im H6 im HUB 325 (3. Stock West)


Eine weitere Scanstation ist im Dekanat der Phil-Hist Fakultät am Unitobler verfügbar.

  • Angehörige der Fakultät wenden sich an das Dekanat, um Prüfungen dort zu scannen
  • Anleitungen zum Scanvorgang unter Arbeitsschritte Scanstation

Folgende Druckeinstellungen sind notwendig:

  • schwarz/weiss
  • 200dpi
  • Format tiff
  • Helligkeit: so dunkel wie möglich, letzte oder vorletzte Stufe
  • Falls das Original doppelseitig ist, ebenfalls doppelseitig scannen


Folgende Systemeinstellungen sind notwendig:

  • Scans verarbeiten --> Erweiterte Einstellungen --> OMR-Wert = Heller Scan


Wenn Sie eine grosse Prüfungsgruppe haben, scannen Sie in mehreren Stapeln, damit das Mailsystem nicht überlastet. Achten Sie auch hierbei darauf, dass die Prüfungsbögen einzelner Teilnehmenden nicht auseinandergerissen werden, da evaexam die Prüfung sonst nicht erkennt und den Stapel ablehnt.

Arbeitsschritte Scanstation

Folgen Sie den untenstehenden Schritten, um Ihre Antwortbögen an der evaexam Scanstation einzuscannen:

Vorbereiten

  • Büroklammern, Notizzettel, etc. entfernen
  • Heftklammern abschneiden
    • darauf achten, dass der Eckwinkel nicht beschädigt wird
  • Papier glätten
    • vor allem die oberen Ecken begradigen
  • kleine Stapel bilden
    • je ca. 50 Blätter
    • darauf achten, dass zusammengehörige Seiten nicht getrennt werden
  • Stapel auflockern
    • Blätter sollten nicht aneinander kleben, etc.

Station starten

  • Scanner einschalten & aufklappen
  • Computer & Bildschirm einschalten
  • Anmelden als scanuser
  • Scanprogramm starten
  • Klick auf "Scannen" und "starten"

Einstellungen prüfen

  • Schwarzweiss
  • 200 dpi
  • Duplex
  • Vorabscannen
  • Helligkeit: 125
  • Kontrast: 4

Probestapel scannen

  • ersten Stapel scannen mit Klick auf "Scannen"
  • Stapel freigeben
  • Anzahl verarbeitete Seiten prüfen
  • Füllungsgrade im EvaExam prüfen
    • Menü: Verifikation
    • Spalte: Füllungsgrade
    • PDF aufrufen
    • Stichprobenartig die Füllungsgrade verschiedener Teilnehmer*innen prüfen (kleine Zahl an der unteren rechten Ecke jedes Kästchens)

ggf. Einstellungen anpassen

  • wenn Füllungsgrade <25%
  • im Scannermenü Helligkeit und Kontrast anpassen
    • Helligkeit: 125
    • Kontrast: 3
  • Stapel erneut scannen

Fertigstellen

  • wenn Füllungsgrade >25%
  • weitere Stapel scannen
  • Anzahl verarbeitete Seiten prüfen
  • Computer, Bildschirm & Scanner ausschalten

 

Troubleshooting

Hier finden Sie die Lösungsschritte für die häufigsten Fehlermeldungen und Probleme beim Scannen an der Scanstation. Die Meldungen sind alphabetisch geordnet.

Anzahl der verarbeiteten Seiten entspricht nicht Anzahl der Seiten im Papierstapel

Mögliche Ursachen

  • Doppeleinzug
  • Auf Prüfungsbögen sind mehr als ein Eckwinkel beschädigt/nicht vorhanden
  • Auf Prüfungsbögen sind Barcodes beschädigt oder nicht vorhanden

Vorgehen

1. Prüfen, ob alle Eckwinkel und der Barcode auf allen Seiten vorhanden sind und nicht überschrieben sind

  • Eckwinkel und/oder Barcode sind nicht vorhanden oder überschrieben:
    • Option 1:
      • Stapel verwerfen
      • Daten von beschädigten Bogensatz auf leeren Bogen übertragen
      • Stapel mit neuem Bogen erneut einscannen
    • Option 2:
      • Bögen manuell bewerten

  • Eckwinkel und/oder Barcode sind vorhanden und nicht überschrieben:
    • Stapel verwerfen
    • Bögen einzeln scannen
    • Wenn immer noch unvollständig, nochmal Stapel verwerfen und Seiten einzeln scannen

  

Das Gerät konnte nicht gesperrt werden. Überprüfen, ob das Gerät von einer anderen Anwendung verwendet wird.(-4630)

Mögliche Ursachen

  • unbekannt

Vorgehen

1. "OK" klicken

2. Warten, ob Scanprogramm gestartet wird

3. Falls nicht, Scanner ausschalten und Scanprogramm schliessen

4. Scanner wieder einschalten

5. Scanprogramm aufrufen

 

Doppelte Bogensatznummer

= gleicher Prüfungsbogen ist bereits vorhanden

Mögliche Ursachen

  • Prüfungsbogen wurde kopiert
  • Prüfungsbogen wurde bereits eingescannt

Vorgehen

1. Auf die Fehlermeldung „Doppelte Bogensatznummer“ klicken und prüfen, welche Prüfungsbögen betroffen sind

2. Papierstapel auf doppelte Bogensatznummern prüfen

  • Es sind doppelte Bogensatznummern im Papierstapel:
    • Option 1:
      • Stapel verwerfen
      • Daten von doppeltem Bogensatz auf neuen, leeren Bogen übertragen
      • Bögen erneut einscannen
    • Option 2:
      • Stapel verwerfen
      • Doppelten Bogensatz manuell bewerten
      • Restliche Bögen erneut einscannen
  • Es sind keine doppelten Bogensatznummern im Papierstapel:
    • Variante A: Stapel wurde noch nicht verifiziert
      • "Stapel trotzdem verarbeiten" klicken
    • Variante B: Stapen wurde bereits verifiziert
      • Stapel verwerfen
      • Betroffene Bogensatznummer im Stapel finden und aus Stapel entfernen
      • Rest des Stapels erneut einscannen

Es konnte kein Scanner über die Twain-Schnittstelle gefunden werden. Bitte prüfen Sie gegebenenfalls die installierten Treiber, die Verbindung zum PC und den Status des Geräts.

Mögliche Ursachen

  • unbekannt

Vorgehen

1. "OK" klicken

2. Scanprogramm schliessen

3. Scanner ausschalten

4. Scanner wieder einschalten

5. Scanprogramm aufrufen

Kann Modul nicht finden; Kabel und Strom prüfen.(-4536)

Mögliche Ursachen

  • Scanner nicht eingeschaltet
  • Stromkabel nicht an Scanner angeschlossen
  • Scanner nicht an Computer angeschlossen

Vorgehen

1. Prüfen, ob Scanner eingeschaltet ist

  • Scannerprogramm schliessen
  • Scanner einschalten
  • Scannerprogramm aufrufen

2. Prüfen, ob Stromkabel an Scanner angeschlossen ist

  • Stromkabel anschliessen

3. Prüfen, ob Scanner an Computer angeschlossen ist

  • Scanner an Computer anschliessen

Keine Seite im Scanner. Seite in den Scanner einlegen?

Mögliche Ursachen

  • Der Papierstapel liegt nicht richtig im Einzug

Vorgehen

1. Papierstapel im Einzug bis an den Anschlag schieben

2. "OK" klicken

OMR-Fehlerschwellwert überschritten

= Bei der Auswertung der Bögen konnten einzelne Ankreuzkästchen auf den Bögen nicht gefunden werden

Mögliche Ursachen

  • Zu dunkler Druck
  • Falsche Scannereinstellungen
  • Einzelne Kästchen wurden durch Verwendung von Korrekturflüssigkeit abgedeckt
  • Einzelne Kästchen sind durch Notizzettel o.ä. verdeckt

Vorgehen

1. Druckbild der Prüfungen im Papierstapel prüfen. Ist das Druckbild zu dunkel:

  • Option 1:
    • Doppelklick auf die Fehlermeldung "OMR-Fehlerschwellwert überschritten“
    • "Stapel verwerfen" wählen
    • "Ausführen" klicken
    • Multifunktionsdrucker zum Scannen verwenden
  • Option 2:
    • Doppelklick auf die Fehlermeldung "OMR-Fehlerschwellwert überschritten“
    • "Stapel verwerfen" wählen
    • "Ausführen" klicken
    • Bögen neu drucken und Daten auf neue Bögen übertragen
    • Neue Bögen einscannen
  • Option 3:
    • Bögen manuell bewerten

2. Prüfen, ob im Papierstapel Kästchen mit Korrekturflüssigkeit abgedeckt wurden. Falls ja:

  • Variante 1: Es sind keine Kästchen mit Kreuzen betroffen
    • Doppelklick auf die Fehlermeldung "OMR-Fehlerschwellwert überschritten"
    • "Stapelverarbeitung fortsetzen" wählen
    • "Ausführen" klicken
  • Variante 2: Es sind Kästchen mit Kreuzen betroffen

3. Prüfen, ob Kästchen mit Notizzetteln o.ä. abgedeckt sind. Falls ja:

  • Variante 1: Es sind keine Kästchen mit Kreuzen betroffen
    • Doppelklick auf die Fehlermeldung "OMR-Fehlerschwellwert überschritten"
    • "Stapelverarbeitung fortsetzen" wählen
    • "Ausführen" klicken
  • Variante 2: Es sind Kästchen mit Kreuzen betroffen
    • Auf die Fehlermeldung "OMR-Fehlerschwellwert überschritten" klicken
    • "Stapel verwerfen" wählen
    • "Ausführen" klicken
    • Notizzettel entfernen
    • Stapel erneut einscannen

Papierstau

Mögliche Ursachen

  • unbekannt

Vorgehen

1. Stapel verwerfen

2. Scannerkomponente mit Laufrad nach oben klappen

3. Papier vorsichtig aus Scanner entfernen

4. Stapel auflockern

5. Stapel erneut scannen

Unvollständige Prüfungsbögen

=einzelne Seiten wurden nicht eingelesen und fehlen daher in der gescannten Datei

Mögliche Ursachen

  • Doppeleinzug 
  • einseitiger Scan bei doppelseitigem Druck
  • Seite der Prüfung fehlt
  • Seite der Prüfung wurde nicht erkannt

Vorgehen

1. Auf die Fehlermeldung "Unvollständige Prüfungsbögen" klicken

  • prüfen, welche Prüfungsbögen betroffen sind
  • prüfen, ob Seiten nicht erkannt wurden
    • wenn Seiten nicht erkannt wurden, prüfen, ob bei diesen Eckenwinkel und/oder Barcode beschädigt oder überschrieben sind (siehe "Stapel in Non-Forms verschoben")

2. Papierstapel auf Vollständigkeit der Seiten prüfen

  • Variante 1: Seiten im Papierstapel sind nicht vollständig:
    • Stapel verwerfen
    • Fehlende Seite ergänzen
    • Vollständigen Stapel scannen
  • Variante 2: Seiten im Papierstapel sind vollständig:
    • Stapel verwerfen
    • Scaneinstellungen prüfen
      • Wenn auf "simplex" gestellt und die Bögen doppelseitig gedruckt sind, auf "duplex" umstellen und Stapel erneut scannen
      • Anderenfalls betroffenen Prüfungsbogen einzeln scannen
        • Wenn immer noch unvollständig, nochmal Stapel verwerfen und Seiten einzeln scannen
        • Rest des Stapels scannen

Stapel in Non-Forms-Ordner verschoben

= EvaExam kann Bögen nicht erkennen und/oder zuordnen

Mögliche Ursachen

  • Mehr als ein Eckwinkel ist beschädigt/nicht vorhanden
  • Barcode ist beschädigt oder nicht vorhanden

Vorgehen

1. Prüfen, ob alle Eckwinkel und der Barcode auf allen Seiten vorhanden sind und nicht überschrieben sind

  • Variante A: Eckwinkel und/oder Barcode sind nicht vorhanden oder überschrieben:
    • Option 1:
      • Daten von beschädigten Bogensatz auf leeren Bogen übertragen
      • Stapel mit neuem Bogen erneut einscannen
    • Option 2:
      • Bögen manuell bewerten

 

  • Variante B: Eckwinkel und/oder Barcode sind vorhanden und nicht überschrieben: